Gids

Onderhoudscontract voor uw printer: wat u moet weten

Wie een professionele printer koopt of least, heeft een onderhoudscontract nodig. Zonder contract betaalt u elke interventie, elk onderdeel en elke verplaatsing apart — en staat uw toestel stil tot er een technieker vrij is. Het contract bepaalt dus niet alleen de kost, maar ook hoe snel u weer kunt printen.

De drie soorten onderhoudscontracten

Het meest gangbare is het all-in klikcontract: u betaalt per afgedrukte pagina, en daarin zitten toner, onderdelen, interventies en verplaatsing. Daarnaast bestaat het contract op regie, waarbij u per interventie en per onderdeel betaalt — goedkoop bij weinig storingen, onvoorspelbaar bij veel. Tot slot zijn er forfaitaire contracten met een vast jaarbedrag voor een afgesproken volume.

Wat hoort gedekt te zijn?

In een all-in contract: toner, drum en fuser, alle slijtageonderdelen, de werkuren en de verplaatsing van de technieker, en de software-updates van het toestel. Papier en nietjes zitten er nooit in. Vraag ook wat er gebeurt bij schade door een verkeerde behandeling of door de omgeving — stof, vocht — want die uitsluitingen staan meestal in de kleine letters.

Wat kost een onderhoudscontract?

Bij een klikcontract betaalt u courant ±0,5 à 2 cent per pagina in zwart-wit en ±3 à 8 cent in kleur. Voor een gekocht toestel komt dat ruwweg neer op 15% van de aankoopprijs per jaar bij een gemiddeld volume. Het verschil tussen de goedkoopste en de duurste offerte zit bijna altijd in de kleurklikprijs en de minimumafname.

Preventief onderhoud

Een goed contract voorziet niet alleen herstellingen, maar ook periodieke controles: onderdelen vervangen vóór ze defect gaan, op basis van de tellerstand. Veel moderne toestellen melden zelf wanneer onderhoud nodig is en bestellen automatisch toner. Vraag of dat bij de dienst hoort.

De interventietermijn

Hét cijfer om te vergelijken. Vier werkuren of 'volgende werkdag' is een wereld van verschil als uw facturatie stilligt. Laat het in werkuren vastleggen en vraag wat er gebeurt als de herstelling langer duurt: een vervangtoestel hoort daarbij.

Checklist voor uw onderhoudscontract

• Toner, drum, fuser en alle slijtageonderdelen inbegrepen
• Werkuren en verplaatsing van de technieker inbegrepen
• Interventietermijn in werkuren + vervangtoestel bij lange stilstand
• Preventief onderhoud op basis van de tellerstand
• Klikprijs vast of met een geplafonneerde indexering
• Einddatum gelijk aan die van uw lease, als u least

Least u uw toestel? Dan loopt het onderhoud apart van de financiering — zie printer leasing. Bij een huurcontract zit het onderhoud er al in, wat huren tegenover kopen een stuk eenvoudiger maakt. Welke merken welke componenten gebruiken, leest u bij Canon, Ricoh, Konica Minolta en co.

Richtprijzen ter vergelijking

* Ruime indicatieve vorken, excl. btw, voor de huur van het toestel met onderhoud en interventies. De kost per pagina (laatste twee rijen) komt daar bovenop — die dekt toner, drum en onderdelen. Uw werkelijke prijs hangt af van uw volume, het aandeel kleur, het formaat en de onderhandelde klikprijs. Vergelijk daarom altijd meerdere offertes op dezelfde basis.

Veelgestelde vragen

Lees ook