Korte termijn

Printer huren voor een dag of een week: wat kost het?

Een beurs van drie dagen, een werf van twee maanden, een piek tijdens een verhuizing of een toestel dat er plots mee ophoudt: soms hebt u een printer nodig zonder een contract van vijf jaar te willen tekenen. Korte-termijnverhuur bestaat, maar wordt anders geprijsd dan een gewoon huurcontract — en dat verschil is precies waar offertes onvergelijkbaar worden.

Wanneer korte termijn de juiste formule is

Vier situaties komen er telkens terug. Een evenement of beurs: enkele dagen, veel kleur, en het toestel moet geleverd en weer opgehaald worden. Een tijdelijke werf of projectkantoor: enkele weken tot enkele maanden, vaak plannen op A3. Een volumepiek: een jaarafsluiting, een verkiezing, een inschrijvingsperiode. En de overbrugging: uw toestel is defect of uw nieuwe contract begint pas volgende maand.

In die vier gevallen is de vraag niet « welk toestel is het beste » maar « wat kost het totaal, transport en pagina's inbegrepen ». Wie enkel naar de huurprijs kijkt, vergelijkt de helft van de factuur.

Welke formule bij welke duur?

Dag- en weektarieven publiceren leveranciers zelden: ze hangen sterk af van het transport, het toestel en de periode. De maandvorken zijn dezelfde als voor een gewoon contract — zie de volledige opbouw in wat printerverhuur kost. Alle bedragen zijn excl. btw.

De vier posten van een korte huur

Vraag ze altijd apart. Een offerte met één totaalbedrag laat zich niet vergelijken met die van een concurrent.

• De huur zelf, per dag, per week of pro rata per maand.
• Levering, installatie en ophaling. Vaak een forfait heen en terug. Op een beurs komt daar soms een toeslag bij voor levering buiten de kantooruren of voor toegang tot de hal.
• De pagina's. Meestal zit een aantal inbegrepen; daarboven geldt de klikprijs: ±0,5 tot 2 cent zwart-wit en ±3 tot 8 cent in kleur. Bij een beurs met veel kleurenbrochures is dat de grootste post, niet de huur.
• Verzekering en schade. Wie draagt het risico bij transportschade of diefstal op een werf? Laat het in de offerte zetten.

Een rekenvoorbeeld voor een beurs van drie dagen

Stel: u print tijdens een beurs 1.500 pagina's, waarvan 900 in kleur. Alleen al de pagina's kosten dan tussen ±€30 en ±€84 — 600 zwart-wit aan 0,5 tot 2 cent, plus 900 kleur aan 3 tot 8 cent. Daar komen de huur van drie dagen en het transport bovenop. Die pagina's zijn dus geen detail in de offerte: vraag hoeveel er inbegrepen zijn vóór u tekent, want dat cijfer verschilt sterk van leverancier tot leverancier.

Werven en projecten: het geval apart

Op een werf staat het toestel zelden in een kantooromgeving. Stof, temperatuur en trillingen verkorten de levensduur, en niet elk contract dekt schade door de omgeving. Werkt u bovendien met plannen, dan hebt u A3 nodig — zie printen op A3 — en verandert de prijs per pagina, want een A3 telt bij sommige leveranciers als twee kliks. Meer over dat profiel leest u bij de bouwsector.

Wat u van een korte huur niet mag verwachten

Bij een huur van enkele dagen krijgt u het toestel dat op dat moment beschikbaar is in het magazijn, niet het model dat u zelf zou kiezen voor vijf jaar. De leverancier stemt af op uw volume en uw formaat, maar een specifieke merkkeuze of een afwerkingsmodule met nietjes en boekjes is zelden mogelijk op twee dagen tijd. Vraagt u dat toch, reken dan op enkele werkdagen extra en op een hogere prijs.

Ook de configuratie blijft eenvoudig: printen vanaf een laptop of via een lokaal netwerk gaat vlot, maar een koppeling met uw badgesysteem, uw dossierbeheer of een beveiligde afdrukomgeving vraagt voorbereiding. Hebt u dat nodig, vermeld het meteen in de aanvraag — achteraf toevoegen kost tijd die u tijdens een beurs of een piek niet hebt.

Zo bereidt u uw aanvraag voor

Zes gegevens volstaan om een bruikbare offerte te krijgen in plaats van een vage prijsvork:

• De exacte data, inclusief de dag van levering en die van ophaling.
• Het adres en de toegang: verdieping, lift, laadkade, toegangsuren. Een toestel van zeventig kilo op een tweede verdieping zonder lift verandert het transporttarief.
• Het geschatte aantal pagina's en het aandeel kleur. Zonder dat cijfer kan niemand het inbegrepen volume bepalen.
• Het formaat: enkel A4, of ook A3.
• Hoe u wil printen: via wifi, via kabel, vanaf meerdere laptops, vanaf een gsm.
• Wie ter plaatse aanspreekbaar is bij levering en bij een probleem.

Met die zes punten krijgt u offertes die onderling vergelijkbaar zijn — en dat is het hele doel. Wie het totaalplaatje van een langer contract wil begrijpen, vindt de volledige opbouw in de volledige kostenstructuur.

Veelgestelde vragen

Verder lezen