Printer leasen: hoe het werkt en wat het kost
Bij printer leasing financiert een leasemaatschappij uw toestel en betaalt u een vast bedrag per maand, meestal over 36 tot 60 maanden. Het lijkt op huren, maar het is het niet: u financiert een toestel, u huurt geen dienst. Dat verschil bepaalt wat u betaalt voor onderhoud, wat er op het einde gebeurt en hoe flexibel u blijft.
Hoe printer leasing werkt
Drie partijen: de leverancier die het toestel levert, de leasemaatschappij die het betaalt, en uw bedrijf dat het gebruikt en maandelijks afbetaalt. Het onderhoud — toner, onderdelen, interventies — valt meestal onder een apart servicecontract bij de leverancier, afgerekend via een klikprijs. U tekent dus doorgaans twee contracten, en dat is het belangrijkste om te onthouden.
Wat kost een printer leasen?
Het leasebedrag volgt uit de aankoopprijs van het toestel, gespreid over de looptijd, plus de financieringskost. Een compacte multifunctional kost in aankoop ongeveer €1.500 à €3.000, een professioneel kmo-toestel €3.000 à €8.000 en een hoogvolumesysteem €8.000 à €20.000. Een toestel van €5.000 over 60 maanden komt zo op iets meer dan €83 per maand, afhankelijk van de rente — en dan zijn het onderhoud en de pagina's nog niet meegerekend.
Leasen of huren?
Bij huren zit alles in één contract en één maandbedrag, en blijft het toestel eigendom van de leverancier. Bij leasen financiert u een toestel dat u op het einde vaak kunt overnemen, en loopt het onderhoud apart. Leasen loont vooral bij een stabiel volume en een toestel dat u lang wil houden. Wie flexibel wil blijven of geen tijd heeft om twee contracten op te volgen, is met huren doorgaans beter af.
Financiële of operationele leasing
In de praktijk komt u twee vormen tegen. Bij financiële leasing ligt het economische risico bij u en komt het toestel doorgaans op uw balans, met een aankoopoptie op het einde. Operationele leasing leunt dichter aan bij huur. Welke vorm fiscaal en boekhoudkundig het gunstigst is voor uw vennootschap, is een vraag voor uw boekhouder — niet voor uw printerleverancier.
Leasen of huren naast elkaar
| Printer leasen | Printer huren | |
|---|---|---|
| Contracten | lease + apart servicecontract | één all-in contract |
| Eigendom | leasemaatschappij, vaak aankoopoptie | leverancier |
| Onderhoud | apart, via klikprijs | inbegrepen, via klikprijs |
| Looptijd | 36 – 60 maanden | 12 – 60 maanden |
| Toestel wisselen | zelden zonder afkoopsom | vaak mogelijk, laat het opnemen |
| Past bij | stabiel volume, toestel lang houden | flexibiliteit, geen beheer |
De cijfermatige vergelijking over vijf jaar, inclusief aankoop, staat in welke formule bij u past. Hoe de prijs per pagina in het servicecontract werkt, leest u bij wat u per afdruk betaalt.
De valkuilen van een printerlease
Twee contracten, twee einddata
Het leasecontract en het servicecontract lopen vaak niet gelijk. Eindigt de lease na 60 maanden en het servicecontract pas na 72, dan betaalt u een jaar onderhoud voor een toestel dat u niet meer wil. Laat beide op dezelfde datum eindigen.
De aankoopoptie op het einde
Vraag vooraf hoeveel de overname kost. Een aankoopoptie die hoger ligt dan de marktwaarde van een vijf jaar oud toestel, is geen voordeel maar een extra kost.
Vroegtijdig stoppen
Een lease vroegtijdig beëindigen betekent meestal de resterende termijnen betalen. Anders dan bij sommige huurformules is er zelden een upgrade zonder afkoopsom.
De klikprijs in het servicecontract
Wie alleen het leasebedrag vergelijkt, mist de helft van de factuur. De prijs per pagina loopt apart en kan over vijf jaar meer kosten dan het toestel zelf.
Wat een servicecontract precies moet dekken, staat bij het onderhoudscontract. De algemene clausules — looptijd, indexering, opzeg — vindt u in de clausules die tellen.
Richtprijzen ter vergelijking
| Profiel | Volume per maand | Huurprijs toestel per maand* |
|---|---|---|
| Klein kantoor A4, weinig kleur | tot 2.000 pagina's | ±€40 – €90 |
| KMO multifunctional A3/A4 kleur | 2.000 – 8.000 pagina's | ±€80 – €160 |
| Intensief gebruik meerdere diensten, finishing | meer dan 8.000 pagina's | ±€150 – €400 |
| Kost per pagina zwart-wit | ±0,5 – 2 cent | |
| Kost per pagina kleur | ±3 – 8 cent | |
* Ruime indicatieve vorken, excl. btw, voor de huur van het toestel met onderhoud en interventies. De kost per pagina (laatste twee rijen) komt daar bovenop — die dekt toner, drum en onderdelen. Uw werkelijke prijs hangt af van uw volume, het aandeel kleur, het formaat en de onderhandelde klikprijs. Vergelijk daarom altijd meerdere offertes op dezelfde basis.
Veelgestelde vragen over printer leasing
Kan een eenmanszaak of kleine kmo een printer leasen?
Ja, maar de leasemaatschappij beoordeelt uw kredietwaardigheid. Voor jonge ondernemingen of kleine bedragen is huren vaak eenvoudiger, omdat er geen aparte financieringsaanvraag bij komt kijken.
Is de btw op een printerlease aftrekbaar?
Voor een btw-plichtige onderneming die het toestel beroepsmatig gebruikt, is de btw op de leasetermijnen doorgaans aftrekbaar, net zoals bij huur. Bij gemengd gebruik gelden beperkingen — laat het nakijken door uw boekhouder.
Kan ik een multifunctional met A3 of finishing leasen?
Ja, elk professioneel toestel kan geleased worden. Hoe duurder het toestel, hoe meer het loont om leasing en huur naast elkaar te laten offreren: het verschil in totale kost kan in beide richtingen uitvallen.
Kan ik een refurbished printer leasen?
Sommige leveranciers bieden dat aan. Het leasebedrag ligt lager, maar vraag naar de tellerstand en de beschikbaarheid van onderdelen over de volledige looptijd.
Leasing en huur laten offreren
Vraag beide formules in één keer: zo ziet u zwart op wit welke over de looptijd goedkoper uitvalt.
- Tot 3 offertes
- Leveranciers uit uw regio
- Gratis & vrijblijvend