Toestellen

De multifunctional: printen, kopiëren, scannen en faxen

Bijna elk professioneel toestel is vandaag een multifunctional: één apparaat dat print, kopieert, scant en documenten naar uw netwerk of mailbox stuurt. De vraag is niet óf u er een neemt, maar welke categorie bij uw volume past — en daar wordt het vaakst verkeerd gekozen, in beide richtingen.

Compact (tot 2.000 pagina's per maand)

Een A4-toestel dat op een kast past. Print, scant en kopieert, doorgaans tot 30 pagina's per minuut. Geschikt voor een team tot een vijftal personen. Richtprijs ±€40 à €90 per maand. Onderschat de papierlade niet: één lade van 250 vellen betekent vaak bijvullen.

Professioneel (2.000 – 8.000 pagina's per maand)

Het werkpaard van de kmo: een staand toestel met meerdere laden, A3-mogelijkheid, dubbelzijdig scannen in één doorgang en 30 tot 45 pagina's per minuut. Richtprijs ±€80 à €160 per maand. Voor de meeste bedrijven is dit de juiste categorie.

Hoogvolume (meer dan 8.000 pagina's per maand)

Toestellen die gebouwd zijn om dagelijks duizenden pagina's te verwerken, met grote papiervoorraden, finishing zoals nieten en boekjes maken, en 45 tot 80 pagina's per minuut. Richtprijs ±€150 à €400 per maand. Hier telt de aanbevolen maandbelasting zwaarder dan de snelheid op papier.

De klassieke fout: te groot kopen

Verkopers stellen graag een categorie hoger voor, 'voor het geval dat'. Een te zwaar toestel kost u elke maand meer huur zonder dat uw klikprijs daalt. Kies op uw werkelijke volume van vorig jaar en laat een upgradeclausule opnemen als u groei verwacht.

Wat staat er in de specificaties dat ertoe doet?

Drie cijfers: de aanbevolen maandbelasting (niet de maximale), de capaciteit van de papierladen en de snelheid van de documentinvoer bij scannen. Pagina's per minuut en schermgrootte zijn voor de meeste kantoren bijzaak.

Levensduur en vervanging

Een professionele multifunctional gaat doorgaans vijf jaar mee, wat de gebruikelijke looptijd van een contract verklaart. Vraag of het toestel op het einde van het contract wordt vervangen door een nieuw model, en aan welke prijs: dat is het moment waarop leveranciers de klikprijs graag verhogen.

Richtprijzen

* Ruime indicatieve vorken, excl. btw, voor de huur van het toestel met onderhoud en interventies. De kost per pagina (laatste twee rijen) komt daar bovenop — die dekt toner, drum en onderdelen. Uw werkelijke prijs hangt af van uw volume, het aandeel kleur, het formaat en de onderhandelde klikprijs. Vergelijk daarom altijd meerdere offertes op dezelfde basis.

Deze bedragen zijn de huur van het toestel. Wat u daarnaast per pagina betaalt, staat los van het toestel: dat is wat u per afdruk betaalt. Twijfelt u tussen huren en een aankoop, dan vergelijkt huren tegenover kopen beide scenario's over vijf jaar.

Welk toestel past, hangt ook af van uw sector: een school heeft robuustheid nodig (scholen), een zorginstelling veilig afdrukken (de zorgsector), een bouwbedrijf grote formaten (bouwbedrijven en werven). Alle profielen staan per sector.

Veelgestelde vragen

Lees ook