Printerverhuur voor kmo's
De kmo is het typeprofiel van printerverhuur: groot genoeg om een professioneel toestel nodig te hebben, te klein om er iemand voltijds mee bezig te houden. Precies daarom werkt een all-in formule hier goed — u koopt zich vrij van toners bestellen en techniekers bellen.
Typisch volume
2.000 – 8.000 pagina's per maand
Huurprijs toestel
±€80 – €160 per maand + pagina's
Indicatieve vorken, excl. btw. Het werkelijke bedrag hangt af van uw volume, het aandeel kleur en de onderhandelde klikprijs — zie de richtprijzen op een rij.
Waar het bij kmo's op aankomt
Het volume schommelt met uw activiteit
Een kmo die groeit, print meer. Laat in het contract opnemen dat u tijdens de looptijd naar een zwaarder toestel kunt overstappen zonder boete. Een leverancier die daar moeilijk over doet, rekent op uw groei om u vast te zetten.
De minimumafname is uw grootste risico
Kmo's tekenen vaak een minimum dat gebaseerd is op een optimistische inschatting van de verkoper, niet op hun werkelijke verbruik. Neem uw tellerstanden van de voorbije twaalf maanden en leg die naast het voorgestelde minimum.
Eén toestel of twee?
Onder de tien medewerkers volstaat meestal één centrale multifunctional. Daarboven wordt de wachtrij bij de printer een reëel productiviteitsverlies, en is een tweede compact toestel op een aparte verdieping vaak goedkoper dan één sneller toestel.
Welk toestel voor een kmo?
In negen op de tien gevallen een professionele multifunctional op A4 met optionele A3-lade. Een compact toestel is goedkoper in huur, maar raakt bij 3.000 pagina's per maand aan zijn grenzen: meer storingen, vaker papier bijvullen, en een klikprijs die hoger ligt dan bij de categorie erboven.
Beheer uitbesteden of zelf doen?
De verborgen kost bij een kmo is niet de printer, maar de tijd van wie hem opvolgt: toners bestellen, storingen melden, facturen controleren. Bij een all-in contract verschuift dat naar de leverancier. Reken voor uzelf uit hoeveel uur per maand dat vandaag kost.
Rekenvoorbeeld
Een kmo van twaalf medewerkers print 4.000 pagina's per maand, waarvan 20% in kleur: 3.200 zwart-wit en 800 kleur.
| Post | Per maand |
|---|---|
| Huur toestel | ±€80 – €160 |
| Pagina's (klikprijs) | ±€40 – €128 |
| Totaal | ±€120 – €288 |
| Over 5 jaar | ±€7.200 – €17.280 |
Excl. btw en papier. Berekend met dezelfde marktvorken als de calculator op de startpagina. Het verschil tussen onder- en bovengrens is bijna volledig onderhandelbaar.
Merk op hoe groot het aandeel van de pagina's is: bij de bovengrens is dat €128 van de €288 per maand. Daarom loont het om eerst de prijs per pagina te onderhandelen, en pas daarna de huurprijs.
Richtprijzen ter vergelijking
| Profiel | Volume per maand | Huurprijs toestel per maand* |
|---|---|---|
| Klein kantoor A4, weinig kleur | tot 2.000 pagina's | ±€40 – €90 |
| KMO multifunctional A3/A4 kleur | 2.000 – 8.000 pagina's | ±€80 – €160 |
| Intensief gebruik meerdere diensten, finishing | meer dan 8.000 pagina's | ±€150 – €400 |
| Kost per pagina zwart-wit | ±0,5 – 2 cent | |
| Kost per pagina kleur | ±3 – 8 cent | |
* Ruime indicatieve vorken, excl. btw, voor de huur van het toestel met onderhoud en interventies. De kost per pagina (laatste twee rijen) komt daar bovenop — die dekt toner, drum en onderdelen. Uw werkelijke prijs hangt af van uw volume, het aandeel kleur, het formaat en de onderhandelde klikprijs. Vergelijk daarom altijd meerdere offertes op dezelfde basis.
Print u veel in kleur, reken dan zeker kleurenprinters door: die post loopt het snelst op. Werkt u met plannen of grote formaten, dan is een A3-toestel de volgende stap.
Veelgestelde vragen
Is printerverhuur interessant voor een eenmanszaak?
Bij een klein volume — onder de 1.000 pagina's per maand — weegt de vaste maandprijs zwaar door en is een gekochte kantoorprinter met een onderhoudsabonnement vaak voordeliger. Vanaf ongeveer 1.500 pagina's per maand kantelt het voordeel richting verhuur, omdat de klikprijs dan de belangrijkste post wordt en die bij verhuur scherper is.
Wat als mijn team verdubbelt tijdens het contract?
Dan hebt u een upgradeclausule nodig. Zonder die clausule zit u vast aan een toestel dat uw volume niet aankan, of betaalt u een afkoopsom om vroegtijdig te wisselen. Vraag dit expliciet vóór u tekent — erna is het onderhandelen vanuit een zwakke positie.
Kan ik als kmo dezelfde prijzen krijgen als een groot bedrijf?
Op de huurprijs niet altijd, op de klikprijs vaak wel. De klikprijs is voor de leverancier vooral een marge-instrument, en die staat onder druk zodra hij weet dat u vergelijkt. Vraag daarom altijd meerdere offertes: dat alleen al verlaagt het voorstel.
Offertes voor kmo's
Vermeld uw sector in de aanvraag: leveranciers stemmen hun voorstel daarop af.
- Tot 3 offertes
- Leveranciers uit uw regio
- Gratis & vrijblijvend