Sector

Printerverhuur voor advocaten- en boekhoudkantoren

Juridische en boekhoudkundige kantoren delen hetzelfde profiel: veel zwart-wit, veel scannen, strikte vertrouwelijkheid en harde deadlines waarop alles tegelijk moet gebeuren. Het toestel is hier minder een kostenpost dan een schakel in uw dossierbeheer.

Indicatieve vorken, excl. btw. Het werkelijke bedrag hangt af van uw volume, het aandeel kleur en de onderhandelde klikprijs — zie onze prijzengids.

Waar het bij advocaten- en boekhoudkantoren op aankomt

Scannen weegt zwaarder dan printen

Digitalisering van dossiers betekent duizenden pagina's scannen. Let op de snelheid van de documentinvoer, dubbelzijdig scannen in één doorgang, en vooral op de kwaliteit van de tekstherkenning: een doorzoekbare PDF bespaart u meer tijd dan een snellere printer.

Vertrouwelijkheid is een contractclausule

Veilig afdrukken met code of badge, en een uitdrukkelijke afspraak over het wissen van de harde schijf op het einde van het contract. Voor een advocatenkantoor raakt dit aan het beroepsgeheim, niet alleen aan de GDPR.

Pieken rond deadlines

Afsluitingen, neerleggingen en fiscale deadlines veroorzaken volumepieken van enkele dagen. Een maandelijkse minimumafname die op het gemiddelde is berekend, botst daarmee: vraag een afrekening per kwartaal of per jaar.

Zwart-wit domineert, dus de klikprijs zwart-wit telt

Bij een kantoor dat 95% in zwart-wit print, weegt een verschil van een halve cent op de zwart-witprijs zwaarder dan eender welke korting op kleur. Onderhandel die ene prijs eerst, en laat u niet afleiden door een scherp kleurtarief dat u nauwelijks gebruikt.

Scannen naar het dossierbeheer

Vraag een demonstratie met uw eigen documenten: een gekreukt, geniet of dubbelzijdig bedrukt stuk zegt meer over de documentinvoer dan het specificatieblad. En test of de tekstherkenning ook Franstalige stukken correct leest.

Rekenvoorbeeld

Een advocatenkantoor met zes medewerkers print 5.000 pagina's per maand, waarvan 5% in kleur: 4.750 zwart-wit en 250 kleur.

Excl. btw en papier. Berekend met dezelfde marktvorken als de calculator op de startpagina. Het verschil tussen onder- en bovengrens is bijna volledig onderhandelbaar.

Merk op hoe groot het aandeel van de pagina's is: bij de bovengrens is dat €115 van de €275 per maand. Daarom loont het om eerst hoe een klikprijs werkt te onderhandelen, en pas daarna de huurprijs.

Richtprijzen ter vergelijking

* Ruime indicatieve vorken, excl. btw, voor de huur van het toestel met onderhoud en interventies. De kost per pagina (laatste twee rijen) komt daar bovenop — die dekt toner, drum en onderdelen. Uw werkelijke prijs hangt af van uw volume, het aandeel kleur, het formaat en de onderhandelde klikprijs. Vergelijk daarom altijd meerdere offertes op dezelfde basis.

Print u veel in kleur, reken dan zeker kleurenprinters door: die post loopt het snelst op. Werkt u met plannen of grote formaten, dan is een A3-toestel de volgende stap.

Veelgestelde vragen

Ook interessant